Software is leuk, maar het gaat om mensen. Onderwijsinstelling SSVO vertelt.

EMMELOORD - Onderwijsinstelling SSVO (Samenwerkingsstichting Scholengroep Voortgezet Onderwijs) gebruikte tot vorig jaar diverse software systemen, waaronder AFAS software. Ze wilden naar één applicatie gaan waar alle software systemen bij elkaar komen. Dit vonden ze bij AFAS. Daarnaast wilden ze draagvlak van directie en een mooi intranet. Dit vonden ze bij AFAS partner Gjald. Henk Orsel, Hoofd ICT bij SSVO, vertelt over de transitie en samenwerking met Gjald over dit project.

Automatisering voor het optimalisatie project

SSVO was grotendeels op het gebied van finance al geautomatiseerd met AFAS. Er zat een workflow in voor facturen en één voor het aanvragen van een Intern Bestelnummer (IBN). Het draaide offline op onze eigen server hier op locatie. Daarnaast hadden we een ander software pakket voor HR. De mensen die hiermee werkten waren hierin erg goed geschoold en alles verliep allemaal prima. Werkprocessen waren overwegend  verder georganiseerd via papier, formulieren en email.

Onze behoefte tot optimalisatie kwam voort uit het feit dat we merkten dat de afdeling HR en financieel steeds meer met elkaar te maken kregen. Hierdoor wilden we een volgende stap maken door naar één applicatie te gaan waarin alles samenkomt: AFAS. We wisten heel zeker dat dit een traject zou zijn waar we hulp bij nodig hadden. We zochten een partner voor een aantal elementen: 

1. Technische ondersteuning
2. Een partner die ons kan begeleiden 
3. Een partner die ons de spiegel voorhoudt en kritische vragen stelt

Dit vonden we in AFAS partner Gjald. 

Verder hebben we heel duidelijk fases gedefinieerd waarin we duidelijk hebben gemaakt wat we geautomatiseerd wilden hebben. Fase 1 bestond daarbij uit: lonen, declaraties en aanverwante financiële processen. We hadden nog veel meer wensen, maar Gjald adviseerde ons om weliswaar te werken vanuit een gezamenlijk einddoel maar niet alles tegelijk op te pakken. Het is niet van ‘dat doen we even’.

Het kantoor is geen pretpark

Belangrijkste output op alle te optimaliseren processen betrof: efficiënter werken, minder fouten, minder papier en meer plezier. Dit laatste is lastig te meten, maar je wordt blij als iets goed werkt. 

In de praktijk bleek het meekrijgen van mensen het meest weerbarstig. Er was bijvoorbeeld een groep die hier helemaal achter stond, de innovators. Daarna had je de early adapters, die kregen we ook mee. Dan heb je de kritische achterhoede, deze krijg je ook nog wel mee. En dan heb je de laatste groep, deze personen wilden geen verandering.

Daardoor hebben we sommige processen afgedwongen, bijvoorbeeld declaraties die niet meer op papier ingediend kúnnen worden en een loonstrook die niet meer voor je wordt geprint maar klaarstaat in InSite. Dat soort zaken. Mensen moesten wel. Het belangrijkste knelpunt is dan toch het draagvlak bij de mensen. Als laatste nog een knelpunt dat we wel wíllen om de software van AFAS breder in te zetten, maar de schoolleiding niet voldoende inzicht heeft in wat er met de software kan. Dit moet worden vergroot en vervolgens moet het bestuur in de verander en optimalisatie ambitie op één lijn gaan zitten. Om dit te kunnen begeleiden heb ik op aanraden van Maeike van Gjald het boek "Het kantoor is geen pretpark" gelezen. Het boek heeft gelijk: Er moeten kaders zijn voor de medewerkers en dit moet aangegeven worden vanuit de directie.

Wat is de impact geweest op de organisatie?

Bij ons draait het om onderwijs. De impact is daarom alleen zichtbaar wanneer zaken geregeld moeten worden rondom bedrijfsvoering. Je wilt het voor docenten zo makkelijk mogelijk maken, zo snel snel mogelijk en het minst foutgevoelig. En daar zijn wij, de ondersteunende dienst, voor. Eigenlijk is hierdoor de impact niet groot geweest, omdat de docent bij andere zaken gebaat is, zoals dat de beamer werkt, de laptop werkt en de leerlingen te handhaven zijn. We zorgen ervoor dat de ondersteuning hiervan optimaal is. De impact is geweest dat de ondersteuning van de diensten verder is geoptimaliseerd. De één merkt dit sneller dan de ander. Docenten hebben meer tijd over voor waar ze zijn opgeleid, namelijk lesgeven.

AFAS award

We hebben de software zo optimaal mogelijk ingericht met een relatief kleine groep mensen. De waardering voor deze groep heeft zich geuit in het winnen van de AFAS Award, inclusief gala-avond met een mooie auto en een luxe diner.

Dit gegeven heeft ook onze medewerkers het inzicht gegeven hoe goed we het hebben gedaan. Volgens AFAS zijn we een voorbeeld en inspiratiebron voor anderen en we zijn uitgeroepen tot beste onderwijsinstelling van Nederland.

Zijn de doelen gerealiseerd en zijn er vervolgambities?
Ja, de doelen zijn gerealiseerd. Het staat, het werkt en er wordt mee gewerkt. Mensen kunnen hun weg erin vinden. Verder willen we onze Insite ‘Mijn SSVO’ verder uitbouwen met onder andere functioneringsgesprekken en de gesprekkencyclus. Dit mede dankzij het enthousiasme, doorzettingsvermogen en de inspiratie van Gjald om op deze weg door te gaan.

Henk Orsel is per 1 oktober 2016 uit dienst getreden bij SSVO en is inmiddels in een soortgelijke functie werkzaam bij de Veluwse Onderwijsgroep.

Meer weten over onderwijsinstellingen in samenwerking met AFAS en Gjald? We helpen je graag verder.